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Einführung eines QM-Systems

Ansprechpartner

Elke Hohmann
Elke Hohmann

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Die Anforderungen an ein QM-System sind in der Normenreihe DIN EN ISO 9000ff festgelegt. Dabei beschreibt:

  • DIN EN ISO 9000: QMS Grundlagen und Begriffe
  • DIN EN ISO 9001: QMS Forderungen
  • DIN EN ISO 9004: QMS Leitfaden zur Leistungsverbesserung

Wie ist die Norm aufgebaut?

Die DIN EN ISO 9001 ist wie folgt aufgebaut:
Kapitel 1: Anwendungsbereich
Kapitel 2: Normative Verweisungen
Kapitel 3: Begriffe
Kapitel 4: Kontext der Organisation
Kapitel 5: Führung
Kapitel 6: Planung
Kapitel 7: Unterstützung
Kapitel 8: Betrieb
Kapitel 9: Bewertung der Leistung
Kapitel 10: Verbesserung

All dies muss im QM-Handbuch, den Verfahrensanweisungen, den Arbeitsanweisungen und ggf. den Qualitätsaufzeichnungen dokumentiert werden. Die Gliederung des QM-Handbuchs orientiert sich dabei in der Regel an den betrieblichen Prozessen.

Wo erhalte ich die Normen?

Beuth Verlag GmbH
Burggrafenstraße 6
10787 Berlin
Tel.: 030-2601-0
www.beuth.de

Wie wird ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt?

Wer ein QM-System im Unternehmen einführen möchte, sollte folgende Arbeitsschritte beachten, dabei ist die Reihenfolge der folgenden Punkte nicht zwingend einzuhalten:

  • Beschaffung von Informationen zum Thema Qualitätsmanagement, ggfs. durch Fachliteratur und Besuch von Seminaren
  • Beschluss der Geschäftsleitung, dass ein QMS eingeführt wird
  • Klärung der Frage, ob ein externer Berater eingeschaltet werden soll
  • Erstellung eines Projektplans mit Ziel- und Zeitvorgaben
  • Information der Mitarbeiter über die beabsichtigte Einführung
  • Formulierung der Qualitätspolitik mit eigenen Qualitätszielen
  • Benennung eines Qualitätsbeauftragten
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten
  • Schulung der Mitarbeiter
  • Erstellung eines QM-Handbuchs
  • Erstellung von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
  • Durchführung von internen Audits
  • Auswahl eines Zertifizierers
  • Zertifizierung

Zeit und Kosten für Aufbau Aufrechterhaltung eines Qualitätsmanagementsystems

Der Aufbau eines QMS dauert je nach Ausgangslage im Unternehmen unterschiedlich lange, in der Regel aber etwa ein Jahr.

Der zeitliche und finanzielle Aufwand hängt ab von:

  • Kenntnisstand innerhalb des Unternehmens
  • Komplexität der Arbeitsabläufe
  • Fertigungstiefe
  • Dokumentationsumfang
  • Anzahl der Mitarbeiter

Die Kosten für den Aufbau teilen sich in interne und externe Kosten. Für ein Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitern ohne Vorerfahrung kann ein finanzieller Aufwand von ca. 15.000 Euro für die externe Beratung und die Zertifizierung entstehen. Dieser Betrag setzt sich zusammen aus ca. 15 Tagen externe Beratung mit einem Tagessatz ab ca. 600 Euro und Zertifizierungskosten ab ca. 6.000 Euro. Der interne Aufwand beläuft sich etwa in gleicher Höhe. Die hier aufgeführten Beträge sind grobe Anhaltswerte, Abweichungen nach unten und oben in Abhängigkeit der
o. g. Faktoren sind möglich.

Die externe Beratungsleistung umfasst in der Regel:

  • Durchführung einer Ist-Analyse
  • Gemeinsame Erstellung eines Maßnahmenplans für Ergänzungen und Änderungen sowie Festlegung des Soll-Zustandes
  • Unterstützung bei der Umsetzung der geplanten Maßnahmen
  • Prüfen und Bewerten der Dokumentation
  • Unterstützung bei der Überarbeitung der notwendigen Dokumentationen (QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen etc.)
  • Planen und Durchführen von internen Audits u. a. zur Feststellung der Normenkonformität

In jedem Fall muss das Unternehmen einen hohen Anteil selber leisten, z. B. bei der Erstellung des QM-Handbuchs.

Auch für die Aufrechterhaltung eines QMS fallen interne und externe Kosten an. Die internen Kosten entstehen in erster Linie durch den Zeitaufwand für die Aktualisierung der Dokumentation und die Durchführung interner Audits. Externe Kosten entstehen durch Überwachungsaudits (in der Regel einmal jährlich, ab ca. 1.500 Euro) und das vorgeschriebene Wiederholungsaudit (alle drei Jahre, ab ca. 1.500 Euro) durch einen akkreditierten Zertifizierer.

Wer zertifiziert Qualitätsmanagementsysteme?

Durch die Zertifizierung eines QMS wird die Konformität mit der Norm festgestellt. Die Zertifizierung erfolgt durch Gesellschaften, die von der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) offiziell anerkannt sind. Bei der Auswahl eines Zertifizierers ist die Zulassung für die eigene Branche zu beachten. Dieser sogenannte Scope wird mit Schlüsselnummern (EAC-Branchenschlüssel) angegeben.