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Anforderungen an die Buch- und Kassenführung bei Bargeschäften

Anforderungen an die Buch- und Kassenführung bei Bargeschäften
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Sebastian Greif
Sebastian Greif

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Bargeldintensive Betriebe

Auch wenn in Deutschland keine Pflicht für Registrierkassen besteht, nutzen die meisten Unternehmen, die Bargeld einnehmen, Registrierkassen oder PC-Kassensysteme. Der Einsatz von elektronischen Kassen hat viele betriebswirtschaftliche Vorteile, doch aufgrund der bislang leichten Manipulationsmöglichkeiten sind die Anforderungen an eine elektronische Kassenbuchführung besonders hoch. Bereits 2010 hatte das Bundesfinanzministerium die Regeln für die Buchführung und Aufbewahrung von Daten verschärft. Die Kassenbuchführung steht seitdem verstärkt im Fokus von Betriebsprüfungen. Viele Kassenprüfungen schließen mit Beanstandungen ab,  die in der Regel zu Bußgeldern und Schätzungen führen.

Übergangsfrist bis Ende 2016

Seit 1. Januar 2017 dürfen nur noch Kassensysteme eingesetzt werden, die den Anforderungen aus dem BMF-Schreiben aus 2010 entsprechen.

Buchführungspflicht

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen führen, welche auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen (gem. §§ 140 - 148 AO, § 238 ff. HGB).

Buchführungspflichtig sind Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz von 600.000 EUR oder einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 EUR (gem. § 141 Abs. 1 AO).

Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführungs verpflichtet. Erforderlich ist jedoch eine Einzelaufzeichnung (gem. § 22 UStG), die in der geordneten Ablagen von Belegen bestehen kann (gem. § 146 Abs. 5 S. 1 AO). Führen diese Unternehmen (sog. Einnahmen-Überschuss-Ermittler) allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Keine Registrierkassenpflicht

In Deutschland besteht keine Pflicht, mit elektronischen Kassen zu arbeiten. Der Steuerpflichtige kann sich zwischen den verfügbaren Kassensystemen - elektronische Registrierkasse, PC-(Kassen-)System, App-System oder offener Ladenkasse - frei entscheiden.

Elektronische Kasse

Als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten ausschließlich elektronische oder computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen. Auch Wiegekassen (Waagen mit Registrierfunktion), Spielautomaten und Taxameter zählen zu elektronischen Kassensystemen und sind an die entsprechenden Anforderungen gebunden. Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, Waren- und Dienstleistungsautomaten. Geldautomaten und elektronische Buchhaltungsprogramme gehören nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 146a Abs. 1 AO.

Offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse kann neben einer Geldkassette auch eine mechanische Registrierkasse sein, die über keine Technik verfügt, um Daten tatsächlich vorzuhalten/zu speichern bzw. Abrechnungen zu erstellen. Lediglich Summen können abgerufen/ausgezählt und über eine Journal- und Bon-Rolle aus Papier ausgegeben werden. Auch bei der sog. "offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohen Auflagen und Aufwand verbunden.

Offene Ladenkasse: Einzelaufzeichnung

Prinzipiell gilt auch bei der offenen Ladenkasse Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. jeder Verkaufsvorgang ist z. B. in Form von Quittungen oder Rechnungen mit den wichtigen Angaben chronologisch aufzuzeichnen sowie fortlaufend zu nummerieren.

Angaben bei manueller Einzelaufzeichnung:

  • Identität des Verkäufers (Name, Firma, Anschrift)
  • Identität des Käufers (Name, Firma, Anschrift)
  • Inhalt des Geschäfts (Liefergegenstand, Art der Dienstleistung)
  • Zahlungsbetrag (Gegenleistung)
  • getrennt nach Steuersätzen in % (7 % oder 19 % Umsatzsteuer)
  • Steuerbetrag in Euro
  • Gesamtbetrag

Tägliches Zählprotokoll

Das Zählprotokoll ist täglich anzufertigen.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnung

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden.

Geltungsbereich: grundsätzlich nur für den Einzelhandel und den erweiterten Kreis der "Einzelhändler", wie Lebensmittel-EH, Metzgereien, Bäckereien, Marktstände, gewerbliche Trödelmarkthändler, Floristikbetriebe, Gaststätten, Restaurants, Cafés, Bistros, Imbissbuden (feste Ladenlokale und Verkaufswagen), Tabakwarenläden, Kioske/Trinkhallen, "Ein-Euro-Läden", sonstige Einzelhandelsbetriebe.

In diesem Fall braucht es keine Einzelbelege. Die Bareinnahmen müssen anhand eines fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld täglich zu zählen.

Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, sodass sich die Tageseinnahme ergibt.

Beispiel Kassenbericht

Beispiel eines Kassenberichtes Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)

./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)

=  Zwischenbestand (Saldo aus Tageseinnahmen und -ausgaben)

+  Kassenausgaben des Tages

+  Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen

+  Privatentnahmen

./. Privateinlagen

./. Sonstige Tageseinnahmen
___________________________

=  Summe der Kasseneinnahmen

Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss!) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollten in einem Kassenbuch vermerkt werden.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung auch bei offener Ladenkasse

Unabhängig von der Einzelaufzeichnungspflicht oder Kassenbericht: Es gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, d. h. die Buchführung muss geordnet, nachvollziehbar, vollständig, zeitgerecht und richtig sein!

  • Bei Korrekturen muss die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar sein, d. h.
  • kein Tipp-Ex, kein Radieren, Durchstreichen nur mit Kugelschreiben und waagerechter Linie, die Zeile muss lesbar bleiben usw.
  • Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Sofware wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. - sofern möglich - mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist.
  • Belegpflicht: Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen.
  • Lückenlose und tägliche Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und - ausgaben, Dokumentation jedes Geschäftsvorfalls, Nachweis von Entnahmen/Einlagen durch Eigenbelege
  • Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.

Anforderungen an Registrierkassen aus BMF-Schreiben v. 26.11.2010

Hinsichtlich elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten in dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 festgelegt. Die Anforderungen ergeben sich im Sinne des § 147 Abs. 1 AO und betreffen Unterlagen, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind.

Es gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und die muss geordnet, nachvollziehbar, vollständig, zeitgerecht und richtig sein!

Nachvollziehbarkeit
Bei Korrekturen muss die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar sein: alle Informationen, die einmal im DV-System erfasst werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht mehr unterdrückt oder eine Kenntlichmachung neuer Daten überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden.

Einzelaufzeichnung
Alle Kassenumsätze müssen als Einzelumsätze digital aufgezeichnet werden (Einnahmen und Ausgaben). Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend! Jeder Verkaufsvorgang ist z. B. in Form von Quittungen oder Rechnungen mit den wichtigsten Angaben chronologisch aufzuzeichnen sowie fortlaufend zu nummerieren.

Einzelaufzeichnung "digital" auf Bon-Ebene

  • Belegaussteller (Bediener/Verkäufer)
  • Eindeutige Belegnummer
  • Belegdatum, Zeit
  • Artikelbezeichnung, bzw. hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
  • Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis, zu buchender Betrag einschließlich Währungsangaben

Weiter Vorteil eines elektronischen Kassensystems gegenüber einer offenen Ladenkasse ist, dass der Bundesfinanzhof hier von der Pflicht zur Identitätsaufführung des Käufers absieht, da dies mittels einer handelsüblichen Registrierukasse technisch nicht zumutbar bzw. darstellbar ist.

Bei Nutzung eines elektronischen Kassensystems ist keine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht möglich.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung auch bei offener Ladenkasse

Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen i. A. von § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufzubewahren, d. h. zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. dieses gilt u. U. auch für Anforderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem. Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) auf dem Tagesendsummenbon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno-Buchungen.

Lückenlose und tägliche Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben, Dokumentaion jedes Geschäftsvorfalls, Nachweis von Entnahmen/Einlagen durch Eigenbelege.

Kassenaufzeichnungen sind so zu führenm dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.

Der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben

  •  Z-Bons: Tagesendsummenbons müssen folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno-/Retourbuchungen, Entnahmen, Zahlungsart
  • Aufbewahrung der Rechnungen: Von einer Registrierkasse erstellte Rechnungen sind archivierungspflichtig, sofern keine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV (< 150 EUR inkl. USt).

Vorzuhalten ist eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderung etc.) enthält.

Alle Kassenumsätze müssen für mindestens 10 Jahre unveränderbar digital gespeichert werden. Durch eine Betriebsprüfung kann eine Verlängerung der Aufbewahrungsdauer eintreten.

Alle Kassenumsätze müssen jederzeit digital prüfbar maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Die Finanzverwaltung verlangt die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick).

Das Unternehmen muss somit dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch "herausholt" und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf deinem externen Datenträger zu speichern.

Archivierung vor Entsorgung und Altkasse

Bevor eine alte Kasse entsorgt wird, müssen folgende Unterlagen gesichert und aufbewahrt werden:

Belege

  • Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren
  • Entnahmen/Einlagen
  • Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)
  • von Kasse erstellte Rechnungen
  • Rechnungen über 150 EUR

Organisationsunterlagen

  • Bedienungsanletigung
  • Programmieranleitung
  • Programmabrufe nach jeder Änderung
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä.
  • Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Einstellungen zum Bon-Druck), Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.)

Auswertungen

  • alle Tagesendsummen-Bons mit Ausdruck des Nullstellenzählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte
  • Kettenbereichte mit lfd. Nr. sowie Finanzbericht, Zahlungswegebericht, Warengruppenbericht, Bedienerbericht
  • weitere Ausdrucke im Belegzusammenhng mit dem Tagesendsummen-Bon (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte)

Bei Nutzung eines elektronischen Kassensystems ist keine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht möglich.

Weiteres

  • alle weiteren Unterlagen und Daten (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen)
  • Protokollierung aller ungewöhnlichen Vorfälle (z. B. Defekt der Registrierkasse, Einflüsse auf Umsätze, wie Wetter, Feste, Baustellen etc.)
  • Protokoll über konkreten Einsatzort und Einsatzzeitraum der Kasse (§ 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV)
  • Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat
  • Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und 10 Jahre aufbewahrt werden

Archivierung zur eingesetzten Kasse

Elektronische Daten

  • alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht!)
  • elektronisch erzeugte Rechnungen (u. a. Bewirtungsrechnung, Taxirechnung, Einkaufsrechnung Einzelhandel etc.)
  • Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat

Belege/Daten in Papierform

  • Stornobuchungen (so. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren
  • Entnahmen/Einlagen
  • Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)
  • von Kasse erstelle Rechnungen
  • Rechnungen über 150 €
  • Buchungsbelege (z. B. Summenendbons, Z-Bons)
  • Aufzeichnungen (z. B. Kassenbuch)

Organisationsunterlagen

  • Bedienungsanleitung
  • Programmieranleitung
  • Programmabrufe nach jeder Änderung
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä.
  • Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Einstellungen zum Bon-Druck, Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.)

Weiteres

  • Verdichtung der Daten ist unzulässig
  • Aufbewahrung der Kassenunterlagen nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend
  • Protokollierung aller ungewöhnlichen Vorfällen (z. B. Defekt der Registrierkasse, Einflüsse auf Umsätze, wie Wetter, Feste, Baustellen etc.)
  • konkreter Einsatzort und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des Geräts ist zu protokollieren  und aufzubewahren (§ 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV)
  • Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und 10 Jahre aufbewahrt werden.

Folgen fehlerhafter Buchführung

Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die gegen die Regeln ordnungsgemäßer Buchführung verstoßen, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, d. h. ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu i. d. R. nicht aus, veranlassen jedoch meist weitergehende Prüfungen. Sofern diese durch Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen oder andere Auffälligkeiten feststellt, die nicht aufgeklärt werden können, folgt daraus auch ein Steuerstrafverfahren.

Verwerfung der Buchführung eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung). In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach § 162 AO vorgenommen, weil der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen unvollständig, falsch oder mangelhaft führt. Hinzuschätzungen können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen.

Formelle Fehler
Bei formellen Mängeln werden Formvorschriften nicht eingehalten:

  • Nichteinhaltung von Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften
  • Buchungen ohne Beleg, Tageseinnahmen ohne Z-Bon
  • Nutzung von Microsoft-Excel-Kassenbüchern ohne Festschreibung
  • Kassenberichte werden nachträglich vom Steuerberater erstellt
  • Schecks werden nicht gesondert aufgezeichnet
  • veränderbare Originalaufzeichnungen
  • zum verbindlichen Umgang mit Stornos, Retouren, Gutschriften etc.
  • werden (digitale) Unterlagen nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der Ordnungsmäßigkeit sein
  • Privat- und Geschäftskassen werden nicht getrennt

Materielle Fehler
Bei materiellen Mängeln werden die Geschäftsvorfälle nicht vollständig und richtig in ihrer Auswirkung erfasst, verbucht oder verarbeitet:

  • Bareinnahmen oder Barausgaben werden nicht erfasst
  • fehlende Eigenbelege bei Privatentnehmen
  • Kassenbericht/-buch werden nicht fortlaufend und chronologisch geführt
  • Kassenfehlbeträge existieren (Achtung: untertätige Fehlbeträge)
  • ungeklärte Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen

Handlungsempfehlungen

Überprüfen Sie, ob Ihr Kassensystem den aktuellen Anforderungen entspricht. Kontrollieren Sie dabei Ihre Dokumentation:

  • Aufzeichnungen und Unterlagen zur Geschäftsvorfällen (Pflicht!)
  • Bücher (z. B. Kassenbuch, Kassenbericht)
  • Unterlagen und Aufzeichnungen, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen (z. B. haben Sie Protokolle zu Programmänderungen? Gibt es Anweisungen?)