E-Rechnungen

E-Rechnungen
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Ab dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer im Rahmen öffentlicher Aufträge für den Bund und seine Behörden zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtet.

Was ist die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein.

Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist nach der E-RechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden. Darüber hinaus werden zudem andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende Formate (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) akzeptiert. Beim Standard XRechnung handelt es sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard, der den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlicht. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Anforderungen der E-RechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen. 

Wer ist zur Erstellung und Annahme einer E-Rechnung verpflichtet?

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Darüber hinaus sind ab dem 27. November 2020 auch Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind u.a. insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 €.

Wie wird eine E-Rechnung erstellt?

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über zwei Plattformen des Bundes eingereicht werden: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für Lieferanten von angeschlossenen Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, betroffene Zuwendungsempfänger sowie der kooperierenden Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen.

Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes erreichen Sie unter:

Lieferanten können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE/OZG-RE an ihre Auftraggeber übermitteln: Am einfachsten ist für Lieferanten der Versand von E-Rechnungen direkt aus dem eigenen IT-System. Hierfür kann es notwendig sein, die beim Lieferanten eingesetzte Software für die E-Rechnung fit zu machen, um die elektronische Übertragung mit E-Mail (zukünftig auch De-Mail) sowie per Webservice nutzen zu können.