Kassen: Verschärfte steuerliche Anforderungen
Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen bzw. Kassensysteme und überprüfen sehr genau, ob die Kasse ordnungsgemäß geführt wird. Betroffen sind alle Branchen, einen besonderen Fokus legt die Finanzverwaltung aber auf bargeldintensive Betriebe wie z.B. in der Gastronomie und im Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt meistens zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie beispielsweise die Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen.
Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
- Seit 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden.
- Grundsätzlich gilt, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme, soweit möglich, umgehend durchgeführt werden müssen. Um zu vermeiden, dass ihre Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen. Nähere Informationen hierzu finden Sie hier
Es wird jedoch von der Finanzverwaltung bis zum 31. März 2021 nicht beanstandet, dass ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht über eine TSE verfügt, sofern
durch geeignete Unterlagen (z.B. Bestellnachweise) belegt werden kann, dass das Unternehmen bis spätestens 30. September 2020 die Umrüstung bzw. den Einbau einer TSE bei einem Kassenhersteller oder Dienstleister beauftragt hat oder im Fall einer beabsichtigten cloudbasierten TSE die Nichtverfügbarkeit durch geeignete Dokumente des Kassenherstellers oder Dienstleisters (z.B. Zertifizierungsantrag, Mitteilungen BSI) nachgewiesen wird.
Die Erfüllung der vorgenannten Voraussetzungen ist durch eine entsprechende Dokumentation nachzuweisen, die der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten ist. - Seit 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
- Hierdurch wird die seit 2018 bestehende Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden.
- Seit 2018 besteht die Möglichkeit der Kassennachschau: Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und den Zugriff auf die Kasse verlangen.
- Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Einen ersten Überblick über die Regeln für Kassen können Sie sich in einem kurzen Video verschaffen.
Damit Sie gut vorbereitet auf die strengen Anforderungen an die Kassenführung sind, haben wir die wichtigsten Grundlagen einer ordnungsgemäßen Kassenführung sowohl bei elektronischen Kassensystemen als auch bei der offenen Ladenkasse in einem Merkblatt zusammengefasst.