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Aufbewahrungspflichten

Aufbewahrungspflichten
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Sebastian Greif
Sebastian Greif

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Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Im Bereich des Steuerrechts sind die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) und im Bereich des Handelsrechts im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Darüber hinaus bestehen für bestimmte Berufe und Tätigkeiten weitere Aufbewahrungspflichten, so z. B. für Apotheken, Fahrschulen und Makler. Dieses Merkblatt gibt Ihnen einen Überblick über die nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben zu beachtenden Aufbewahrungspflichten.

Aufbewahrungspflichtige

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.

Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (§§ 140 ff. AO) sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Mit „anderen Gesetzen“ ist nicht nur das Handelsgesetzbuch (HBG) gemeint, sondern sämtliche Gesetze und Verordnungen, die Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.

Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt nach § 141 AO bei 600.000 €, die Gewinngrenze bei 60.000 €.

Zur Aufbewahrung der Unterlagen sind folgende Personen verpflichtet:

  • bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
  • bei stillen Gesellschaften nur der Inhaber des Handelsgeschäfts
  • bei der BGB-Gesellschaft und OHG die Gesellschafter
  • bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
  • bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände
  • bei der GmbH der/die Geschäftsführer

Aufbewahrungsobjekte

Grundsätzlich sind aus steuerlichen Gründen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Berechnung der Steuergrundlage von Bedeutung sind.

Folgende Unterlagen werden ausdrücklich in § 147 abs. 1 AO genannt:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenübertragung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i. V. m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere in Form von Konten geführt werden. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Dazu gehören auch Unterlagen, die die Benutzung von Buchführungssystemen thematisieren. Geschäfts- und Handelsbriefe bilden jegliche Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, durchführt oder rückgängig macht. Buchungsbelege sollen den tatsächlich zugrunde liegenden Vorgang beweisen. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens beeinflussen. Beispiele für sonstige Unterlagen sind Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Entscheidend ist im Einzelfall die Bedeutung für die Besteuerung.

Das Umsatzsteuergesetz regelt speziell die Aufbewahrung von Rechnungen. Nach § 14 b UStG hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren.

Betriebsinterne Aufzeichnungen (wie z. B. Kalender, Arbeits- und Fahrberichte) sind nicht aufzubewahren. Diese Unterlagen können fristlos vernichtet werden.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf die Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.

Die Frist beginnt steht mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.

Eine Aufbewahrung von Schriftstücken, die über den vorgeschriebenen Zeitraum hinausgeht, kann bei Vorliegen spezieller Sachverhalte geboten sein (Beispiele: begonnene Außenprüfung, vorläufiger Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, schwebende oder zu erwartende Rechtsbehelfsverfahren sowie zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt).

Form der Aufbewahrung und Aufbewahrungsort

Für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben:

  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sind nach
    § 147 AO im Original aufzubewahren. Abweichend von der gesetzlichen Regelung verlangt die Finanzverwaltung inzwischen jedoch nicht mehr eine Aufbewahrung im Original. Nach einer Verfügung des Bundesfinanzministeriums vom 8. März 2004 ist eine Aufbewahrung auf Bild- bzw. sonstigen Datenträgern ausreichend.
  • Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
  • Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

Aufbewahrung im Original

Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.

Aufbewahrung durch bildliche Wiedergabe

Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z. B. bei einer Rechnung wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.

Aufbewahrung durch inhaltliche Wiedergabe

Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.

Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind. Nach dieser Vorschrift muss die Rechnung nämlich entweder in Papierform oder als elektronische Abrechnung vorliegen. Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren). Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundennachweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.

Nach den steuerrechtlichen Vorschriften (§ 146 Abs. 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB). Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Rechtsfolgen bei Verstoß

Bei einem Verstoß gegen diese Vorschriften muss ein Unternehmer mit unterschiedlichen Folgen rechnen. In Bezug auf die Besteuerungsgrundlage ist das Finanzamt bei Nichtvorlage der erforderlichen Dokumente berechtigt den Betrag zu schätzen (§§ 140 – 148 AO). Des Weiteren können auf Grundlage der Steuerstraftatbestände im Strafgesetzbuch Geld- und Freiheitsstrafen verhängt werden. Lediglich ein Verstoß aufgrund höherer Gewalt ohne Verschulden des betroffenen Unternehmers schließt negative Rechtsfolgen aus.

Auflistung

Folgende Auflistung enthält alle wesentlichen Schriftgüter in alphabetischer Reihenfolge. Schriftgüter, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr oder früher erfolgt, können ab dem 01.01.2018 vernichtet werden, soweit keine besonderen Umstände vorliegen, die eine verlängerte Aufbewahrung erforderlich machen:

Schriftgut Frist  
Abrechnungsbelege 10 2007
Abtretungserklärungen 6 2011
Akkreditive 6 2011
Aktenvermerke (soweit steuerlich relevant) 10 2007
Angebote mit Auftragsfolge 6 2011
Angestelltenversicherung 10 2007
Anlagenvermögensbücher und -karteien 10 2007
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 2007
Ausgangsrechnungen 10 2007
Außendienstabrechnungen 10 2007
     
Bankbelege 10 2007
Bankbürgschaften 6 2011
Beitragsrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 2007
Belege (soweit Buchführung) 10 2007
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 2007
Betriebskostenrechnungen 10 2007
Betriebsprüfungsberichte 6 2011
Bewertungsunterlagen 10 2007
Bewirtungsunterlagen 10 2007
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 2007
Buchungsbelege 10 2007
     
Darlehensunterlagen 6 2011
Dauerauftragsunterlagen 10 2007
Debitorenliste 10 2007
Depotauszüge und -bestätigungen 10 2007
     
Einfuhrunterlagen 6 2011
Eingangsrechnungen 10 2007
Einheitswertunterlagen 6 2011
Essensmarkenabrechnungen 10 2007
Exportunterlagen 6 2011
     
Fahrkostenerstattungsunterlagen 10 2007
Frachtbrief 6 2011
     
Gehaltslisten 10 2007
Geschäftsberichte 10 2007
Geschäftsbriefe 6 2011
Geschenknachweise 6 2011
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahreserfolgsrechnung) 10 2007
Grundbuchauszüge (Inventarunterlagen) 10 2007
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 2007
Gutschriften (wenn Buchungsbeleg) 10 2007
     
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) 6 2011
Handelsbücher 10 2007
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10 2007
     
Investitionszulage (unterlagen) 6 2011
     
Jahresabschlüsse (soweit Bilanzunterlagen) 10 2007
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2007
     
Kalkulationsunterlagen 6 2011
Kassenberichte 10 2007
Kassenbücher und -blätter 10 2007
Kassenzettel 10 2007
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 2007
Kontenregister 10 2007
Kontoauszüge (über Neubauten) 6 2011
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 2007
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 6 2011
     
Lagerbücher 10 2007
Lieferungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 2007
Lohnbelege 10 2007
Lohnkonto 6 2011
Lohnlisten 10 2007
     
Magnetbänder mit Buchfunktion 10 2007
Mahnbescheide 6 2011
Mietunterlagen (soweit empfangene Handelsbriefe) 6 2011
Mietunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 2007
     
Nachnahmebelege 10 2007
Nebenbücher 10 2007
     
Organisationsunterlagen und -pläne 10 2007
     
Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe) 6 2011
Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 2007
Postquittungsbücher 10 2007
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 2007
Protokolle 10 2007
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 10 2007
     
Quittungen 10 2007
     
Rechnungen 10 2007
Reisekostenabrechnungen 10 2007
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 2007
     
Sachkonten 10 2007
Saldenbilanzen 10 2007
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 6 2011
Scheckbelege 6 2011
Schriftwechsel 6 2011
Spendenbescheinigungen 10 2007
Steuerunterlagen 10 2007
     
Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) 10 2007
     
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 2007
Verkaufsbücher 10 2007
Vermögensverzeichnis 10 2007
Vermögenswirksame Leistungen  (Unterlagen) 10 2007
Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 2007
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 2011
Verträge (nach Vertragsende, soweit handels- oder steuerrechtlich relevant) 6 2011
     
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2007
Wechsel 10 2007
     
Zahlungsanweisungen 10 2007
Zollbelege 6 2011
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 2007